REGLEMENT INTERIEUR | Fleur De Lys

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Adopte Le 1er Janvier 2015, Le Présent Règlement Intérieur Est Etabli Conformément Dans Le But De Préciser Et De Compléter Certaines Règles De Son Fonctionnement. Les Dispositions Du Présent Règlement Doivent Etre Interprétées A La Lumière Des Statuts. En Cas D’ambiguïté Ou De Contradiction, Les Statuts S’appliquent Par Priorité Sur Le Règlement Intérieur.

1. CHARTE ETHIQUE

1. Les membres s’engagent à faire preuve d’une parfaite probité, en toutes circonstances, que ce soit au sein de la Fondation ou en dehors.

1.2. Les membres s’efforceront de participer activement à la vie de la fondation et d’œuvrer à la réalisation de sa mission.

1.3. Les membres s’abstiendront de porter atteinte d’une quelconque façon à la réputation, à l’image et aux intérêts de la Fondation.

1.4. Les membres respecteront strictement la confidentialité des informations non-publiques dont ils pourront avoir connaissance au sujet de la Fondation et des autres membres.

1.5. Les membres ne divulgueront pas les coordonnées des autres membres et de leurs représentants et ne les utiliseront pas pour des finalités étrangères à la mission de la Fondation. Ils s’engagent en particulier à ne pas en faire une quelconque utilisation commerciale et à ne pas les utiliser ou permettre leur utilisation à des fins de prospection et de démarchage.

1.6. Les membres n’agiront pas et ne s’exprimeront pas au nom de la Fondation sans habilitation expresse et écrite de l’administration.

1.7. Les membres et leurs représentants prendront toutes les mesures appropriées pour prévenir et empêcher tout conflit d’intérêts.

1.8. Les membres informeront dans les meilleurs délais le conseil d’administration de tout conflit d’intérêts éventuel et généralement de toute difficulté qui pourrait survenir en relation avec la Fondation.

2. LES LOCAUX-

Il est interdit de fumer dans les locaux- Il est formellement interdit de déplacer les matériels de la Fondations sans un ordre écrit du Directeur général adjoint- Il est interdit de critiquer l’autre - Il est interdit de juger l’autre - Il est interdit de tenir des propos désobligeant envers l’autreDans tous les locaux utilisés par la Fondation, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages et veiller à la bonne entretient des locaux.

3. PRATIQUE DES ACTIVITES

Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles et des préposés salariés de la Fondation

4. COMMISSIONS

Les membres sont invités à constituer des groupes de travail, dénommés commissions, autour de thèmes s’inscrivant dans la mission de la Fondation.À cette fin, les membres soumettent préalablement leur projet de commission au la présidente et à au moins un conseiller, qui sont seuls compétents pour décider de la création de la commission.Chaque commission définit ses objectifs, son fonctionnement et son calendrier de travail. Elle désigne un délégué chargé de la représenter au sein de la Fondation.Le délégué rend régulièrement compte de l’avancée des travaux de la commission à la Direction générale. En tout état de cause, le délégué informe l’administration après chaque réunion de la commission et au moins une fois par trimestre.

5. ADMISSION DE NOUVEAUX MEMBRES

Toute demande d’adhésion doit être formulée par écrit en utilisant un formulaire préparé à cet effet par le bureau.Dans l’exercice de leurs compétences définies par l’article 11 des statuts, le bureau et le conseil d’administration veilleront particulièrement à ce que les nouveaux membres présentent des garanties de probité et de compétence et soient animés par la volonté d’œuvrer à la réalisation de la Mission de la Fondation.Le bureau et le conseil d’administration pourront admettre en qualité de nouveau membre toute personne physique ou morale.3.1- LETTRE D’ENGAGEMENT Chue lettre d’engagement a sa propre description de tâche, que chaque membre du staff doit respecter scrupuleusement.

6. MONTANT DES COTISATIONS ET DU DROIT D’ENTREE

Les membres d’honneur ne paient pas de cotisation sauf s’ils en décident autrement de leur propre volonté.Les montants, respectivement des cotisations et du droit d’entrée sont fixés par simple décision de l’administration, retranscrite par un procès-verbal et portée à la connaissance des intéressés par tout moyen. Soit 7500 gourdes annuelles pour les membres : Fondateurs et Directeurs chaque 1er janvier. Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation mensuelle de 750 gourdes.Toute cotisation versée à la Fondation est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours d’année.

7- RENVOI IMMEDIAT

Les cas de non-respect du point 25.1 Code de conduite d’éthiquea) Les politiques et procédures de FFL, sont encadrées par notre code de conduite, adoptée le 1er janvier 2015, dans ledit code, on énonce explicitement les normes de conduite applicables par tout le personnel de ladite Fondation, quel que soient le lieu, le poste et le niveau de responsabilité ainsi que par ceux qui agissent en son nom. Le Code exige le respect d’un ensemble de principe et de politique organisationnelle, notamment le respect des droits de l’homme, la protection des enfants et des adultes vulnérables en général, les personnes handicapées, leurs enfants et les personnes âgées en particulier. Nous appliquerons la tolérance zéro pour tout fraudeur,b- Conformément aux codes de conduite, tous les membres du personnel de la Fondation sont tenus responsables de leurs actions, et des actions d’autrui sous leur autorité de gestion, dans le respect dudit code. Toute infraction au code de conduite sera soumise à des mesures disciplinaires, y compris le licenciement, ce document témoigne l’engagement de FFL dans l’avancement des normes mondiales des droits de l’homme.

8- POLITIQUE DE SECURITE.

La politique de sécurité de la Fondation Fleur de Lys, énonce les engagements de FFL, et informe le personnel de FFL et les autres personnes agissant en son nom ou sous sa direction sur leurs responsabilités concernant la protection des personnes en général, les personnes handicapées, leurs enfants et les personnes âgées en particulier.La mise en place de procédure opérationnelle et des formations sont essentielle non seulement pour protéger les droits d’autrui, mais aussi pour garantir la sécurité de tous, le professionnalisme et l’efficacité des membres de la FFL.

9- REGLES REGISSANT LE REGLEMENT INTERIEUR

Le règlement intérieur entre en vigueur dès son adoption par le conseil d’administration.Il est porté à la connaissance des membres, par courriel ou mise à disposition sur le site Internet, par le groupe whatsapp ou les pages des réseaux sociaux de la Fondation.Il est obligatoire dans tous ses éléments pour tous les membres de la Fondation.L’élaboration, la mise en œuvre et l’amélioration efficaces des dispositifs de protection sociale est un processus continu. Pour gérer ces efforts, FFL a mis en place une équipe de gestion des protections sociales. Ce servie travaille en étroite collaboration avec les autorités locales. A mesure que les politiques nationales et internationales conjointement avec les exigences des donateurs évoluent pour faire face aux défis émergents en matière de protection sociales et de droits de l’homme. La Fondation Fleurs de Lys continuera à établir, mette à jour et diffuser des politiques et procédures spécifiques, le cas échéant, pour garantir le respect des normes internationales des droits de l’homme.

10- MODE DE DECAISSEMENT.

Le processus pour de réquisitionsLe décaissement de fonds est une composante clé de la comptabilité et de la gestion de nos différentes caisses. C’est un processus qui englobe toutes les dépenses effectuées, cependant il requiert une procédure stricte pour assurer une gestion efficace des fonds. Le décaissement est processus essentiel dans la gestion de notre trésorerie. Il est enregistré dans notre grand livre de compte. La comptabilité des décaissements implique enregistrement et la classification des transactions de paiement, cela nous permet de garantir la transparence et l’exactitude des informations comptable.Notre procédure de décaissements, la validation du bon de commande, l’autorisation de paiement, la préparation du paiement et l’exécution du paiement.Une demande de décaissements au sein de la Fondation se passe ainsi :La préparation de l’autorisation de dépense, établi par notre administrateur et doit être validé pat le DG et notre comptable.L’établissement de l’ordre décaissementsPréparation des pièces justificativesSoumission de la demandeNB : toujours, il nous faut avoir 3 pro-forma.

11- LOGISTIQUES

Pour avoir des matériels ou autre du dépôt, chaque service doit faire une réquisition, la transférer à l’administration qui la faire suivre à la direction générale pour autorisation, s’il y a lieu après contrôle.La gestion du dépôt de la Fondation est assurée exclusivement par la Direction générale. Aucune stipulation du règlement intérieur ne peut avoir pour effet de contredire les stipulations statutaires qui doivent primer en toutes circonstances.

NB. Il est interdit de déplacer les matériels ou autre de la Fondation, sans une autorisation signé par la Direction générale.

Fait aux Cayes, le 1er janvier 2015.Le conseil de direction.